Stand: 2. November 2026
Datenschutzhinweise für Kunden- und Adminportal
Diese Hinweise gelten für app.thosia.com und admin.thosia.com: Registrierung, Konten, Firmenverwaltung und Portalnutzung. Für die öffentliche Website und ihren eigenen Supportchat gibt es gesonderte Hinweise.
Persönliche Oberflächensprache
Die Auswahl Deutsch oder Englisch wird als persönliche Kontoeinstellung gespeichert. Ein funktionales Cookie auf der jeweiligen Portaladresse merkt die Auswahl auf diesem Gerät bis zu einem Jahr, auch vor der Anmeldung. Die Darstellung Hell, Dunkel oder System wird bis zu einem Jahr in einem funktionalen Cookie für thosia.com und seine Portaladressen auf diesem Gerät gespeichert. Die Auswahl verändert weder Firmeninhalte noch die eigenen Spracheinstellungen und Designs deiner Website-Chatbox.
Verantwortlicher und Kontakt
AE24 GbR, gemeinsam vertreten durch Ahmed Shoihy und Eslam Mostafa, Taunusstraße 31, 71032 Böblingen, Deutschland. Datenschutzanfragen: info@thosia.com.
Konten, Registrierung und Sicherheit
Wir verarbeiten Name, Firmenname, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Firmenmitgliedschaften, Rollen, Einladungen und Kontostatus, um das Portal bereitzustellen und abzusichern. Passwörter werden als Hash gespeichert. Sitzungsdatensätze enthalten außerdem IP-Adresse, Browserangaben, Erstellungs- und Nutzungszeitpunkte sowie Ablauf- und Widerrufsstatus. Sie dienen der Anmeldesicherheit und der Anzeige angemeldeter Geräte.
Bestätigungs-, Einladungs- und Passwort-Reset-Nachrichten versenden wir über STRATO. Bestätigungs- und Reset-Links gelten 30 Minuten. Ihr Ablauf löscht den zugehörigen Datenbankeintrag nicht automatisch.
Für einen Vertrag mit dir oder von dir gewünschte vorvertragliche Schritte gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Für berechtigte Nutzer einer Firma und die Missbrauchsabwehr gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f: unser Interesse und das deiner Firma an einem sicheren Firmenbereich. Erforderliche Kontodaten werden zur Einrichtung oder Nutzung benötigt; weitere Angaben sind freiwillig.
Firmeninhalte und Zugriffe
Das Portal speichert die von deiner Firma eingestellten oder bei der Nutzung entstehenden Website- und Assistenteneinstellungen, Wissenstexte und Dateien, Gespräche, Aufgaben, Anbindungseinstellungen und Verbrauchsinformationen. Berechtigte Firmennutzer greifen entsprechend ihren Rollen und Website-Rechten zu. Befugte Plattformadministratoren betreiben den Dienst; kundenspezifische Supportzugriffe folgen den Freigabe- und Widerrufsregeln der Plattform und werden protokolliert.
Bei personenbezogenen Daten in Firmeninhalten oder Besuchergesprächen entscheidet regelmäßig deine Firma über Zwecke und Weisungen; AE24 verarbeitet sie in ihrem Auftrag. Maßgeblich sind die jeweilige Auftragsverarbeitungsvereinbarung und die Informationen deiner Firma. Diese Hinweise sind keine AVV. Inhaltliche Betroffenenanfragen richtest du an die verantwortliche Firma; AE24 unterstützt sie im eigenen Zuständigkeitsbereich.
KI-Dienste und Anbindungen
Ein gespeicherter Schlüssel oder eine Anmeldung aktiviert keine KI für sämtliche Websites. Bei aktiviertem Assistenten erhält die ausgewählte Anbindung über das Backend die aktuelle Frage, ausgewählten Gesprächskontext, passendes Wissen und Anweisungen. Selbst eingegebene Texte können persönliche Daten enthalten. Bitte keine Passwörter, Zugangsschlüssel oder unnötigen sensiblen Angaben eingeben.
Die derzeit von Thosia betriebene Cloud-Anbindung nutzt IONOS AI Model Hub. Laut dessen Dokumentation erfolgt die Inferenz in Deutschland, Inhalte werden nicht dauerhaft gespeichert oder für Training verwendet; gesonderte Betriebsmetadaten bleiben davon getrennt. Das bestimmt nicht die eigene Speicherdauer deiner Firma oder von AE24. Andere ausgewählte Anbindungen benötigen vor Nutzung eine eigene Prüfung und Information. Bestell- und andere externe Aktionen erfordern eine freigegebene, berechtigte Anbindung.
Abrechnung
Bei Nutzung eines freigeschalteten kostenpflichtigen Checkouts erhält Stripe Konto-E-Mail, Firmen- und Tarifangaben, Vorgangskennungen und Beträge zur Einrichtung und Verwaltung des Abonnements. Rechnungsanschrift, Steuer- und Zahlungsangaben werden im Stripe-Checkout erfasst. Thosia speichert Abrechnungsreferenzen und Status, keine vollständigen Zahlungskartendaten. Grundlage sind der angeforderte Vertrag und einschlägige Buchführungspflichten nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO.
Stripe handelt je nach Tätigkeit als Auftragsverarbeiter oder eigenständig Verantwortlicher. Dabei kann eine Verarbeitung außerhalb des EWR stattfinden. Stripe beschreibt Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln und, soweit einschlägig, das EU–US Data Privacy Framework als Übermittlungsgrundlagen. Das Stripe Privacy Center erläutert diese Garantien und wie du eine Kopie anfordern kannst. Deutsches Thosia-Hosting bedeutet keine Zusage, sämtliche Zahlungsdaten blieben in Deutschland.
Cookies und Browserspeicher
Für die Anmeldung verwenden wir notwendige Zugangs-, Erneuerungs- und CSRF-Schutzcookies, getrennt für Kunden- und Adminportal. Das Zugangscookie gilt bis zu 15 Minuten, Erneuerungs- und CSRF-Cookies bis zu 30 Tage. Erneuerung, Abmeldung, Widerruf und Browsereinstellungen beeinflussen ihre Nutzung. Sie dienen der angeforderten Anmeldung und Sicherheit und nicht der Werbung. Notwendige Speicherung erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; für die zugehörigen personenbezogenen Daten gelten die oben genannten Grundlagen.
Das Kundenportal merkt sich die ausgewählte Website im localStorage bis zur Änderung, Entfernung oder Bereinigung im Browser. Dies unterstützt die Auswahl deines Firmenbereichs. Das Portal lädt keine Werbe- oder externen Analysetracker.
Aufbewahrung und Löschung
Konto-, Firmen- und Berechtigungsdaten bleiben erhalten, solange sie für den Firmenbereich und die Vertragsbeziehung benötigt werden. Nach Zweckende richten sich Löschung, Rückgabe von Firmeninhalten und gegebenenfalls notwendige eingeschränkte Aufbewahrung nach Vertrag, Weisungen, gesetzlichen Pflichten und begründeten Sicherheits- oder Rechtsanspruchszwecken. Der Ablauf eines Tokens oder einer Sitzung begrenzt den Zugriff und ist keine Zusage automatischer Löschung sämtlicher zugehöriger Datensätze. Kontoauskunft oder Löschung kannst du über info@thosia.com anfragen.
Für Besucherchats gilt die konfigurierte Regel der verantwortlichen Firma. Der eigene öffentliche Thosia-Supportchat verwendet 30 Tage nach letzter Nachricht plus nächsten erfolgreichen Löschlauf. Separate erledigte Supportaufgaben und detaillierte KI-Verbrauchsdaten haben eigene 90-Tage-Regeln. Diese Fristen gelten nicht pauschal für Portalkonten, Abrechnungsunterlagen oder sämtliche Kundeninhalte.
Betriebslogs und Sicherheitsnachweise haben gesonderte Zwecke und Fristen. Verschlüsselte Sicherungen können ältere Daten enthalten: Die tägliche VPS-Rotation behält sieben abgeschlossene Generationen; zusätzliche Wiederherstellungskopien auf VPS und Betreiber-Mac werden gesondert verwaltet. Nach Wiederherstellung müssen Fristabläufe und Löschanfragen vor erneuter Nutzung berücksichtigt werden. Eine Löschanfrage wird nicht als sofortige Entfernung jeder Sicherungskopie dargestellt.
Empfänger und Standorte
STRATO stellt die Serverinfrastruktur in Deutschland und den Transaktionsmailversand bereit. IONOS verarbeitet die beschriebenen Cloud-KI-Aufrufe bei Nutzung. Stripe wird bei angeforderter, freigeschalteter Zahlungsabwicklung eingesetzt. Andere verbundene Dienste erhalten Daten ihrer aktivierten Funktionen und müssen von Firmenweisungen und passenden Vereinbarungen erfasst sein. Nicht sämtliche Portalinhalte werden automatisch an jeden genannten Dienst übermittelt.
Deine Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kannst du Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit verlangen und einer Verarbeitung aus berechtigtem Interesse aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Eine etwaige Einwilligung kannst du für die Zukunft widerrufen. Zur sicheren Zuordnung und Prüfung können verhältnismäßige zusätzliche Angaben nötig sein. Bitte keine Passwörter, API-Schlüssel oder Sitzungstokens senden. Grundsätzlich antworten wir binnen eines Monats und teilen eine zulässige Verlängerung rechtzeitig mit.
Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Der allgemeine Thosia-Supportassistent trifft keine Entscheidungen über dich mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung.